המדריך המלא לכתיבה ומעקב אחר הצעות מחיר הקדמה הצעת מחיר איכותית היא בסיס משמעותי ביכולת העסק לגייס לקוחות חדשים וליצור עסקאות עם לקוחות חדשים. חשיבותה של הצעת המחיר נעוצה כמובן במחיר המוצע ללקוח וברמת התחרותיות המוצגת בה, אך לא פחות מכך, בדרך שבה היא מציגה את היתרונות היחסיים של השרות או המוצר המוצע ומחזקת אצל הלקוח את התחושה לגבי איכות המוצר הסופי שיקבל מהחברה. במאמר זה נסקור את האספקטים השונים בדרך להכנת הצעת מחיר איכותית ואפקטיבית. חלק א' - תשתית על מנת שנוכל להכין הצעת מחיר ללקוח פוטנציאלי, אנו נדרשים למספר פעולות מקדימות. חלק מהאמצעים המוזכרים פה ישמשו אותנו גם לצרכים אחרים ואולם חשוב שניצור אותם בסמוך להקמת העסק, על מנת שישרתו אותנו לתהליכים העסקיים השונים. א. רשימת פריטים מסודרת הכוללת תמחיר המוצרים, איפיון, ומחיר לצרכן. אין בכוונתי להכנס כאן לנושא התמחיר, אומר רק שטרם הגשת הצעת המחיר הראשונה, חובה שיהיו בידכם רשימת הפריטים המוצעים על ידכם, תיאורם, עלותם הישירה לכם והמחיר שבחרתם כמחיר לצרכן, כמובן בהתבסס על שיקולים של עלות, מיתוג ומיצוב, מתחרים וכו.. רצוי גם לתת מס' קטלוגי לכל מוצר, נתון שישמש אתכם רבות בהמשך. חשוב! גם לעסקים הנותנים שרות יעוץ למשל, או מוכרים מוצר המיוצר בהזמנה אישית, חשוב לבנות אמות מידה לתמחור המתבססות על שעות עבודה. תהליך כזה יפשט מאד את תהליך עריכת הצעות המחיר ויהפוך אותו לאחיד ויעיל. ב. דף חברה הכולל לוגו ופרטי חברה, וכמובן כרטיסי ביקור. חלק ב' - איסוף פרטים הצעת מחיר אינה ניתנת סתם כך. ברב המכריע של המקרים היא תוצאה של שיחה עם הלקוח. שיחה זו היא כלי חשוב מבחנתכם לקבל מידע לגבי הצרכים של הלקוח, תקציבו העדפותיו וכיוצא בזה. אני ממליץ בחום, בפעמים הראשונות ובמיוחד כאשר מדובר בהצעה מורכבת - הקדישו מחשבה רבה לפני שאתם מגישית את ההצעה; התייעצו עם קולגות או אנשי מקצוע ונסו לכוון לסל תועלות שיתן מענה לצרכים הייחודיים של הלקוח שלכם. כאשר ההצעה מורכבת במיוחד, השתדלו לא לכתוב אותה כאשר הגיע המועד האחרון לשליחתה כדי שתוכלו להניח אותה, לחזור אחרי יום או מספר שעות ולאשרר אותה. חלק ג' - ניסוח ההצעה הצעת מחיר איכותית כוללת את הרכיבית הקבועים הבאים, בתצורות וברמות הרחבה שונות: א. פתיח ואמירה כללית - מילות ברכה ותודה על הפגישה/שיחה, רקע קצר על העסק שלכם או הפעילות (דוגמא - "מכיוון ששטראוס מייצרת מוצרי חלב והחלה לשווק סלטים מוכנים ומקוררים"), רקע על הלקוח והבסיס לבקשת ההצעה ("על רקע התרחבות עסקי א. דימרי והקמת אתר נוסף נדרש..."). ב. גוף ההצעה- פריטים, מחירים והנחות - מוצגים בטבלה באופן ברור ומפורט. בפרק זה יוצגו גם תנאי התשלום. חשוב מאד לציין כי הסכום אינו כולל מע"מ. ג. תנאים כלליים - החלק המשפטי: - למי שייכים הפריטים, - הגבלת אחריות, וכו.. ד. חתימה ופרטי התקשרות. חלק ד' - משלוח ומעקב קבלה אצל הלקוח קיימות מספר דרכים להעברת הצעת מחיר ללקוח. זה אולי נראה לכם שולי, אבל מנסיוני לכל שרשרת בתהליך יש את החשיבות שלה. ניהול נכון של כל שלב בתהליך מגביר את הסיכויים לקבל בסופו של דבר את ההזמנה. בין אם אתם שולחים את ההצעה במייל (בקובץ תמונה בלבד), בפקס (לא מומלץ) או בדואר (נדיר), יש לודא עם הנמען כי ההצעה הגיעה ליעדה. בהזדמנות זו אני ממליץ לנסות ולקבל הנחייה מהלקוח מהו הזמן הנדרש לו לקבל החלטה או במילים אחרות, מתי כדאי ליצור עימו קשר. במקרים בהם ההצעה היא השלב הראשון ביצירה של קשרי עבודה ארוכי טווח אני ממליץ לעשות את המאמץ ולהביא את ההצעה באופן אישי (תמיד אפשר להגיד שהייתם בפגישה בבניין..). חלק ה' - מעקב וניהול תהליך המכירה המעקב אחר תהליך המכירה נחלק לשני מישורים עיקריים: מאגר מידע להצעות בתהליך - זהו נושא רחב וחשוב מאד, עליו ארחיב במאמר אחר ואולם אומר רק כי קיימת חשיבות רבה לנהול קובץ המאפשר לעקוב אחר כל ההזמנות בתהליך. לצורך כך קיימות תוכנות ייעודיות crm ברמות ובמחירים שונים אך גם מעקב בקובץ אקסל יכול לספק בתחילת הדרך . שיחת המעקב ללקוח - לפני שאתם יוזמים את השיחה מומלץ לבדוק ברישומים שלכם מה קרה בהתקשרויות קודמות בינכם, האם נדרשתם לתת תשובות לשאלות מסויימות?, לשלוח חומר נוסף? וכו.. מאמר זה אינו עוסק במיומנות המכירה ואולם חשוב שתרכשו את המיומנויות הבסיסיות, מה שישפר מאד את יכולתכם להפוך את השיחה לשיחה אפקטיבית שתקדם אתכם לקראת ההזמנה הנשגבת. חלק ו' - אישור והפיכת הצעת המחיר להזמנה אני מתנצל, את האנטי בירוקרטים שבינכם אני עומד לאכזב, אך הדרך היעילה ביותר להפוך את הצעת המחיר להזמנה היא לבקש מהלקוח שיחתום על ההצעה ויפקסס לכם. אתם ממש לא רוצים לשלוח לו מסמך חדש לקריאה. ברב מערכות המחשב תוכלו להפוך לצורך הנהול הפנימי את הצעת המחיר להזמנה ובכך גם לדאוג שהמערכת הפנימית תתנהל באופן מסודר. זהו, קבלתם את ההזמנה הנכספת, עכשיו נותר רק לתת את השרות הטוב ביותר ללקוח ולדאוג שיהיו עוד הרבה הצעות מחיר לשלוח. בהצלחה! משרד עפר לנדוי מתמחה ביעוץ עסקי לעסקים קטנים ובינוניים, מנוהל ע"י עפר לנדוי. רשימה חלקית של לקוחות המשרד ניתן למצא באתר הבית: www.pitron.com
עפר לנדוי, הבעלים והמנהל המקצועי של משרד יעוץ עסקי המתמחה בליווי מקיף לעסקים קטנים.
המשרד מספק מעטפת ליווי עסקי כוללת ליזמים הנמצאים במהלך הקמת עסק ולעסקים פעילים המבקשים ליצור שיפור משמעותי בתוצאות העסקיות שלהם.
